Programa de presupuestos con Excel: descárgalo en Excel o PDF
Mucha gente sigue haciendo los presupuestos en Excel por dos motivos: porque ya lo conoce y porque al final alguien se lo pide en Excel (el gestor, la comunidad de vecinos o la empresa para la que trabaja). El problema es que montar cada presupuesto a mano en una hoja de cálculo es lento y se rompe con facilidad. Un programa de presupuestos con Excel te da lo mejor de las dos cosas: haces el presupuesto rápido, con tus precios, y luego lo descargas en Excel o en PDF según para quién sea.
Aquí te contamos cuándo te conviene el Excel, qué debe llevar el archivo que te da el programa y cómo se hace paso a paso.
Excel a mano o programa de presupuestos con Excel: la diferencia
| Excel a mano | Programa que exporta a Excel | |
|---|---|---|
| Tiempo por presupuesto | De 30 minutos a una tarde | Un par de minutos |
| Tus precios | Copiados del archivo anterior | Guardados en tu biblioteca, siempre al día |
| Fórmulas | Se rompen al copiar filas | Puestas y revisadas en cada descarga |
| IVA y margen | A mano, en cada hoja | Se aplican solos |
| PDF para el cliente | Hay que maquetarlo y exportarlo | Sale listo, con tus datos |
| Excel para ti o tu gestor | Es el propio archivo | Con un clic, cuando lo necesites |
La idea no es dejar Excel, sino dejar de construir el presupuesto en Excel. Un programa de presupuestos con Excel hace el trabajo pesado y te deja el archivo hecho.
Cuándo te hace falta el presupuesto en Excel
- Para tu gestor o asesor: muchos prefieren las cifras en una hoja de cálculo para pasarlas a la contabilidad.
- Para llevar tus cuentas: sumar lo presupuestado del mes, comparar trabajos o calcular lo que te queda por cobrar.
- Para retocar algo a tu manera: añadir una columna, cambiar el orden o preparar una versión con otro desglose.
- Cuando te lo piden así: comunidades de vecinos, administradores de fincas o empresas que comparan varias ofertas en una tabla.
- Para guardarlo: tener tus presupuestos también en un formato que puedes abrir siempre, uses el programa que uses.
Qué debe tener el Excel que te da un buen programa de presupuestos
No vale cualquier exportación. Un Excel útil tiene que llevar:
- Las fórmulas vivas, no solo los números: si cambias una cantidad, el importe, la base, el IVA y el total se recalculan.
- Las partidas bien separadas: descripción, unidad (m², ml, ud, h…), cantidad, precio e importe, cada cosa en su columna.
- Base imponible, IVA con su porcentaje y total, como en el PDF. Nunca un total suelto. Los tipos de IVA los tienes en la web de la Agencia Tributaria.
- Tus datos y los del cliente arriba, con el número y la fecha del presupuesto.
- La forma de pago y las condiciones, si las tienes.
- Listo para imprimir en una hoja A4 de ancho, sin columnas que se salgan.
Y una cosa importante: los importes del Excel tienen que ser exactamente los mismos que los del PDF que ha recibido tu cliente. Si no, tarde o temprano habrá una discusión.
Cómo se hace en PresuFacil, paso a paso
- Haz el presupuesto como siempre: escribe las partidas separadas por comas («alicatado 18 m², fontanería 6 h, plato de ducha 1») y la app las busca en tu biblioteca con tus precios, tu margen y el IVA.
- Pulsa «Vista previa»: verás dos pestañas, Vista PDF y Vista Excel, para comprobar cómo queda cada una antes de descargarla. En la vista Excel puedes tocar un importe y ver su fórmula.
- Descarga el que necesites: el botón PDF para el cliente y el botón Excel para ti o tu gestor. También tienes el enlace «Excel» en la lista de presupuestos.
- Envía el PDF por WhatsApp, por correo o con el enlace, y guarda el Excel donde lleves tus cuentas.
La descarga en Excel y la vista previa están en los planes Pro y Empresa, y no gastan descargas de PDF de tu plan. Puedes ver todos los planes en precios.
Errores típicos al pasar un presupuesto a Excel
- Copiar y pegar desde el PDF: los números llegan como texto, con el símbolo del euro pegado, y las sumas dejan de funcionar.
- Redondear distinto: si el PDF redondea cada línea y tu Excel solo el total, los céntimos no cuadran. Un buen programa de presupuestos con Excel usa el mismo redondeo en los dos.
- Olvidar el margen: si exportas tus precios de coste en vez de los precios que ve el cliente, el Excel no coincide con lo que has presupuestado.
- Perder la versión buena: si retocas el Excel y no el presupuesto original, la próxima vez no sabrás cuál era el bueno. Cambia el presupuesto en el programa y vuelve a descargar.
PDF para el cliente, Excel para ti
Es la regla que mejor funciona. El PDF se ve igual en cualquier móvil, ordenador o impresora, y nadie puede cambiar tus cifras: es el documento serio que firma el cliente. El Excel se puede editar, y precisamente por eso es para uso interno. Si quieres saber más sobre cómo mandar el presupuesto para que lo acepten antes, lo explicamos en presupuesto en PDF.
¿Solo quieres una plantilla de Excel?
Si haces pocos presupuestos al mes y prefieres seguir rellenándolos tú, descarga nuestra plantilla de presupuesto gratis en Excel y PDF: lleva las fórmulas puestas, una pestaña con un ejemplo relleno y sirve para cualquier oficio. Y si un día te cansas de rellenar plantillas, con PresuFacil lo haces en un par de minutos y lo descargas igual en Excel.
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Preguntas frecuentes sobre el programa de presupuestos con Excel
¿Puedo modificar el Excel después de descargarlo?
Sí. Es un Excel normal: puedes cambiar cantidades, precios o textos y los importes, el IVA y el total se recalculan solos porque las fórmulas van puestas. Eso sí, si cambias algo, acuérdate de que el PDF que mandaste al cliente sigue siendo el de antes.
¿Se abre en Google Sheets, LibreOffice o Numbers?
Sí. El archivo es un .xlsx estándar, así que se abre en Excel, en Google Sheets, en LibreOffice y en Numbers del Mac, también desde el móvil.
¿Por qué no mandar el Excel directamente al cliente?
Porque se ve distinto en cada móvil u ordenador y cualquiera puede cambiar una cifra sin querer (o queriendo). Al cliente, mejor el PDF: se ve igual en todas partes y nadie toca tus precios. El Excel es para ti, tu gestor o tus cuentas.
¿En qué plan de PresuFacil está la descarga en Excel?
En los planes Pro y Empresa, junto con la vista previa del PDF y del Excel. Descargar en Excel no gasta descargas de PDF del plan.
¿Y si solo quiero una plantilla de Excel gratis?
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