De presupuesto a factura: qué datos debe tener y cómo hacerla
Pasar de presupuesto a factura parece un simple trámite, pero es donde aparecen muchos errores: datos que faltan, IVA mal aplicado, extras sin incluir o anticipos que no se descuentan. Y una factura mal hecha significa rectificarla y cobrar más tarde.
Aquí tienes la diferencia entre los dos documentos, lo que la factura tiene que llevar sí o sí y cómo hacer el cambio sin dejarte nada.
Diferencias entre presupuesto y factura
| Presupuesto | Factura | |
|---|---|---|
| Cuándo se hace | Antes del trabajo | Después (o al cobrar un anticipo) |
| Para qué sirve | Ofrecer un precio | Justificar el cobro |
| Obligatorio | No siempre, pero muy recomendable | Sí, en la mayoría de operaciones |
| Numeración | Libre | Correlativa y sin saltos |
| Validez | Plazo que tú fijas | Documento fiscal que se conserva años |
Lo que la factura tiene que llevar
Según el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), una factura completa debe incluir, entre otros:
- Número y, si procede, serie, correlativos.
- Fecha de expedición.
- Nombre o razón social del emisor y del destinatario.
- NIF del emisor y, en general, del destinatario.
- Domicilio de ambos.
- Descripción de las operaciones.
- Base imponible.
- Tipo de IVA aplicado.
- Cuota de IVA.
- Fecha de la operación si es distinta de la de expedición.
El presupuesto puede tener menos datos; por eso, al facturar, revisa sobre todo el NIF y el domicilio del cliente.
Cómo pasar de presupuesto a factura paso a paso
1. Parte del presupuesto aceptado
Copia las partidas tal y como se aceptaron. Así el cliente reconoce cada línea y no hay sorpresas.
2. Añade los extras aprobados
Todo lo que se aprobó durante el trabajo va en líneas aparte, con su descripción.
3. Descuenta los anticipos
Si cobraste una señal y la facturaste, la factura final la descuenta. Tienes más detalle en cómo cobrar anticipos.
4. Revisa el IVA
Comprueba el tipo aplicable (21 %, 10 % en ciertas obras en vivienda…). Tienes los tipos en la información oficial del IVA de la Agencia Tributaria.
5. Numera correctamente
Las facturas van correlativas y sin huecos. No reutilices el número del presupuesto.
6. Envíala el mismo día
Cuanto antes llegue la factura, antes cobras.
Los errores de siempre
- Usar el presupuesto como factura. No tiene validez fiscal.
- Olvidar los extras. Si no los facturas, no los cobras.
- No descontar la señal. El cliente pagará de más o reclamará.
- Numeración con saltos. Es una de las cosas que más revisa Hacienda.
Numeración y conservación
Dos cosas que suelen olvidarse. La primera: las facturas van numeradas de forma correlativa, sin saltos, y si usas series distintas (por ejemplo, una para rectificativas), cada una con su propia numeración. La segunda: hay que conservarlas durante años, como mínimo el plazo en el que Hacienda puede revisar tus impuestos. Todo esto viene en el reglamento de facturación. Si usas un programa, que numere solo y guarde copia; te quita un problema.
Y un consejo práctico: guarda el presupuesto aceptado junto a la factura. Si el cliente discute un importe meses después, tener los dos documentos juntos zanja la conversación en un minuto. Y si algún día cambias de programa o de gestor, llévate también ese archivo: es tu historial con cada cliente y te sirve para calcular precios futuros.
Preguntas frecuentes: de presupuesto a factura
¿Un presupuesto aceptado es una factura?
No. El presupuesto es una oferta; la factura es el documento fiscal del cobro.
¿Puedo cobrar sin factura?
En general, no: la mayoría de operaciones de autónomos y empresas obligan a expedir factura.
¿Qué es una factura simplificada?
Un tipo de factura con menos datos, permitida en importes pequeños y ciertos sectores, según el reglamento.
¿Cuánto tiempo guardo las facturas?
Al menos el plazo que marca la normativa fiscal; consulta con tu gestor.
Presupuestos bien hechos con PresuFacil
Con PresuFacil guardas tus precios una vez, escribes las partidas del trabajo separadas por comas y la app monta el presupuesto con tu margen, tu IVA y tus datos, listo para enviar en PDF, con todos tus datos fiscales para que luego la factura salga casi sola. Puedes empezar gratis, sin tarjeta.
También te puede interesar
Sigue leyendo
Cómo cobrar rápido tus presupuestos y evitar impagos
Cómo cobrar rápido tus presupuestos y evitar impagos: señal, pagos por hitos, condiciones claras, factura inmediata y seguimiento, paso a paso.
Leer más
Cómo cobrar un anticipo o señal en tus presupuestos
Cómo cobrar anticipos en un presupuesto: cuánta señal pedir, cómo escribirla, cuándo facturarla y qué hacer si el cliente cancela, con ejemplos.
Leer más