Programa para hacer presupuestos de obra
Si estás buscando un programa para hacer presupuestos de obra, lo más probable es que te pase lo de casi todos: el presupuesto se hace de noche, en casa, pasando a limpio lo que apuntaste en la obra en un Excel que heredaste de alguien y que ya nadie sabe muy bien cómo funciona. Y cuando por fin lo mandas, el cliente ya ha recibido otros dos.
La buena noticia es que no necesitas un software caro ni un curso para salir de ahí. La mala es que hay muchos programas que no están pensados para ti, y es fácil acabar pagando uno que no usas. Vamos a separar el grano de la paja: qué tipos de programas y aplicaciones para hacer presupuestos hay, qué debe tener un buen programa de presupuestos de obra y cómo probarlo gratis antes de pagar nada.
Primero: qué tipo de programa necesitas
Cuando buscas «programa de presupuestos» en Google te salen cosas muy distintas mezcladas. En la práctica hay cuatro familias, y cada una sirve para un perfil:
| Tipo | Para quién | Lo bueno | Lo malo |
|---|---|---|---|
| Programas de mediciones (Presto, Arquímedes y similares) | Arquitectos, aparejadores y constructoras con proyectos grandes | Bases de precios enormes, mediciones, certificaciones | Caros, hay que aprender a usarlos y son lentos para una reforma de un baño |
| Programas de facturación | Cualquier negocio que factura | Llevan facturas, clientes y a veces contabilidad | El presupuesto es una factura con otro nombre: sin m², sin partidas de obra, sin margen aparte |
| Excel o plantillas | Quien hace pocos presupuestos al mes | Gratis y lo controlas tú | Fórmulas que se rompen, precios que cambian de un archivo a otro y un PDF que hay que maquetar a mano |
| Apps de presupuestos por partidas | Autónomos y pequeñas empresas de reformas y oficios | Rápidas, desde el móvil, con tus precios guardados | No sirven para llevar la contabilidad ni un proyecto de obra nueva |
Si eres autónomo o tienes una empresa pequeña de reformas, lo normal es que te encaje la última. Presto está muy bien, pero usarlo para presupuestar un alicatado es como ir a por el pan en camión.
Lo que un programa para hacer presupuestos de obra tiene que tener sí o sí
Es muy habitual elegir programa por la lista de funciones y arrepentirse a las dos semanas. La lista buena es corta:
- Partidas con unidad, cantidad y precio. Cada línea tiene que decir qué es, en qué se mide (m², ml, ud, horas), cuánto y a qué precio. Si el programa te deja poner «reforma de baño: 3.500 €» y ya, no es un programa de presupuestos, es un bloc de notas caro.
- Tus precios guardados. Esto es lo que de verdad ahorra tiempo. Guardas una vez que el alicatado lo cobras a 38,50 €/m² y no lo vuelves a teclear nunca. Y de paso dejas de cobrar distinto el mismo trabajo según el día.
- Margen e IVA separados del precio. Tú necesitas ver cuánto ganas; el cliente, no. Un buen programa aplica el margen por detrás y enseña al cliente solo el precio final, con el IVA que toque (10 % o 21 %, según el trabajo).
- Un PDF que puedas mandar tal cual. Con tus datos, tu CIF, la fecha y la validez. Sin tener que abrir Word para dejarlo bonito.
- Que funcione en el móvil. Muchos presupuestos se cierran delante del cliente. Si solo puedes hacerlo en el ordenador de la oficina, llegas tarde.
Y lo que no hace falta, por mucho que lo anuncien: contabilidad, control de almacén, nóminas o un CRM con doce pestañas. Para eso ya tienes a tu gestor.
Qué necesita cada oficio en una aplicación para hacer presupuestos
Esta es la parte que distingue una aplicación genérica de una que te sirve. Un fontanero, un electricista y un pintor presupuestan cosas distintas, con unidades distintas y a precios distintos. Si tu oficio no aparece, la idea es la misma: partidas cortas, con unidad clara y precio propio.
| Oficio | Partidas típicas | Unidades |
|---|---|---|
| Albañilería y reformas | Demolición, tabique, enfoscado, solado | m², m³, ud |
| Fontanería | Punto de agua, desagüe, sustitución de bajante | ud, ml, h |
| Electricidad | Punto de luz, cuadro, cableado, mecanismos | ud, ml, h |
| Pintura | Pintura de pared, de techo, ligado, imprimación | m² |
| Carpintería | Mueble a medida, puerta, armario, barnizado | ud, m², ml |
| Climatización | Split, conductos, carga de gas, mantenimiento | ud, h |
| Jardinería | Poda, riego, césped, mantenimiento mensual | ud, m², mes |
| Talleres y mecánica | Mano de obra por hora, piezas, diagnosis | h, ud |
En cualquiera de estos casos, lo importante es no reinventar la partida cada vez. Si miras un ejemplo de presupuesto de fontanería o de albañilería bien hecho, verás que la estructura es siempre la misma: descripción, unidad, cantidad y precio.
¿Programa web, app de móvil o instalado en el ordenador?
Los programas instalados en el ordenador tienen un problema: ese ordenador. Si presupuestas en casa, en la furgoneta y en la obra, necesitas algo que esté donde tú estés.
- Web (en el navegador): funciona en cualquier dispositivo, no hay que instalar ni actualizar nada. Puedes añadirla a la pantalla de inicio del móvil y se comporta como una app.
- Solo móvil: cómodo para la obra, incómodo para revisar un presupuesto largo o hacer una tabla de precios.
- Solo escritorio: rápido con teclado, pero te deja fuera cuando estás fuera.
Lo ideal es lo primero: una aplicación web que se vea bien en el móvil y que tengas también en el ordenador, con la misma cuenta.
La prueba de los 20 minutos (antes de pagar nada)
No te fíes de ningún programa, tampoco del nuestro, hasta hacer esto:
- Coge el último presupuesto que mandaste de verdad.
- Mete en el programa las 10 o 15 partidas que más usas, con tus precios.
- Rehaz ese presupuesto desde cero y cronométralo.
- Descarga el PDF y míralo en el móvil, como lo vería tu cliente.
Si tardas más que con tu método de siempre o el PDF no lo mandarías sin retocarlo, ese programa no es para ti. Así de simple. Y si tardas la mitad, piensa que con diez presupuestos al mes eso son varias horas libres.
Un ejemplo: un baño, por partidas
Esto es lo que debería salir de un programa para hacer presupuestos de obra en una reforma de baño pequeña:
| Partida | Ud | Cant. | Precio | Importe |
|---|---|---|---|---|
| Demolición de alicatado existente | m² | 18 | 8,00 € | 144,00 € |
| Fontanería completa para baño | ud | 1 | 750,00 € | 750,00 € |
| Alicatado de pared con azulejo cerámico | m² | 22 | 38,50 € | 847,00 € |
| Pintura plástica en techo (dos manos) | m² | 5 | 10,00 € | 50,00 € |
| Base imponible | 1.791,00 € | |||
| IVA 10 % (reforma de vivienda) | 179,10 € | |||
| Total | 1.970,10 € | |||
Si el cliente dice «el techo lo pinto yo», quitas esa línea y el total baja solo. Sin rehacer nada. Y si pregunta por qué cuesta lo que cuesta, tienes la respuesta ahí mismo. Los precios son orientativos y sin IVA; los tuyos serán otros. Los tipos de IVA los tienes en la web de la Agencia Tributaria. El paso a paso completo está en cómo hacer un presupuesto.
¿Programa para hacer presupuestos gratis o de pago?
Seamos claros: casi ningún programa es gratis para siempre y sin límites. Los que lo son suelen poner su marca en tu PDF o dejarte hacer uno o dos presupuestos al mes. Lo razonable es que haya una versión gratis para probar con trabajos reales y que, cuando ya lo uses a diario, pagues una cuota pequeña y sepas desde el principio cuánto es.
Desconfía también de lo contrario: cuotas de 60 € al mes o más, con permanencia y formación obligatoria, para hacer presupuestos de reformas. Para eso están los programas de mediciones, y no es tu caso.
Si buscas un programa para hacer presupuestos gratis, fíjate en tres cosas antes de quedarte con uno: que puedas guardar tus propios precios, que el PDF tenga un aspecto profesional y que no te pida la tarjeta solo para probarlo. Con eso ya puedes hacer presupuestos reales y decidir con calma si te compensa pasar a un plan de pago.
Si quieres ayuda para digitalizarte
Si eres autónomo o una pyme pequeña, existen programas públicos de ayudas para digitalizar el negocio. El Kit Digital ha subvencionado este tipo de soluciones en convocatorias anteriores; merece la pena mirar la convocatoria vigente y, si encaja, pedirla con tu asesor.
Cómo lo hacemos en PresuFacil
Hicimos PresuFacil con esa lista corta en la cabeza. Guardas tus precios una vez en tu biblioteca. Para hacer un presupuesto escribes las partidas separadas por comas, tal y como las dirías en la obra: «alicatado 22 m², fontanería baño 1, pintura techo 5 m²». La app busca cada una en tu biblioteca, pone tu precio, calcula cantidades, margen e IVA y te deja el PDF con tus datos. Si alguna partida no está guardada, te avisa en lugar de inventarse un precio.
En la práctica es una app para presupuestos de obra: funciona en el navegador del móvil y del ordenador, sin instalar nada, y si quieres la añades a la pantalla de inicio como cualquier aplicación. El plan gratis te deja hacer 3 presupuestos con su PDF, que da para la prueba de los 20 minutos. Los planes de pago empiezan en 15 €/mes (con precio de oferta los primeros meses) y los tienes todos en precios.
Probarlo gratis, sin tarjeta →
Preguntas frecuentes sobre programas de presupuestos de obra
¿Necesito instalar algo en el ordenador?
Cuanto menos, mejor. Un programa que se abre en el navegador funciona en cualquier ordenador y en el móvil. Los que se instalan en un solo equipo te atan a ese equipo: si estás en la obra o en casa del cliente, no tienes tus precios a mano.
¿Presto o Arquímedes me sirven para reformas pequeñas?
Servir, sirven, pero son programas pensados para proyectos con mediciones y certificaciones. Para un baño, una cocina o un trabajo de fontanería vas a tardar más y a pagar más de lo que necesitas. Tienen sentido si trabajas con arquitectos o haces obra nueva.
¿Puedo pasar mis precios de una hoja de Excel?
Sí, y compensa hacerlo de una vez. Da de alta las partidas que más usas, con su unidad y su precio, y a partir del tercer presupuesto irás bastante más rápido que copiando filas de una hoja antigua.
¿Y si hago trabajos de varios oficios?
Entonces necesitas una biblioteca donde convivan todas tus partidas, cada una con su unidad: metros de alicatado, horas de mano de obra, unidades de fontanería. Si tienes que usar un programa distinto para cada oficio, te va a estorbar más que ayudar.
¿Están seguros mis precios y mis clientes?
Tu biblioteca y tus presupuestos deben ser privados: solo los ves tú con tu usuario y contraseña. Fíjate en dos cosas al elegir: que la aplicación te deje cerrar sesión desde cualquier dispositivo y que puedas activar la verificación en dos pasos.
¿Puedo cambiar de programa y llevarme mis datos?
Lo ideal es poder descargar tus presupuestos en PDF y también en Excel, para tenerlos siempre aunque cambies de programa. Antes de dar de alta 200 partidas, mira que no te quedes encerrado: es una pregunta que casi nadie hace y luego se lamenta.
¿Cuánto cuesta una aplicación para hacer presupuestos?
Hay desde gratis con límite de presupuestos hasta 15-40 €/mes. Lo razonable es empezar por un plan gratuito con el que puedas hacer presupuestos completos, con tu PDF, y pasar a pago solo cuando ya le saques partido. Y si la única forma de probarla es dar la tarjeta, desconfía.
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